Prüf- und Freigabeprozesse von eingehenden Rechnungen nehmen in vielen Betrieben unnötig Arbeitszeit in Anspruch. Wie sieht der Rechnungseingang im Detail aus? Welche Vorteile bringt die Digitalisierung und Automatisierung des Bearbeitungsprozesses mit sich?
Häufig sieht die Ist-Situation so aus: Eingehende Dokumente gelangen auf unterschiedlichen Wegen zu mehreren Personen, die an der Prüfung und Freigabe von Rechnungen beteiligt sind. Beispielsweise per E-Mail oder per Briefpost. Zwei entscheidende Faktoren sorgen dafür, dass sich die Zeitspanne vom Rechnungseingang bis zur Zahlung in die Länge zieht. Zum einen ist der Freigabeprozess so umständlich gestaltet, dass die Sachbearbeiter auf zu viele „okays“ warten müssen bis sie die Zahlungen veranlassen können. Zum anderen sorgen Urlaubs- und Ausfallzeiten dafür, das Stellvertreter bei ihren Kollegen nach Unterlagen fahnden müssen, um Eingangsrechnungen zu überprüfen.
Rechnungsprüfung – ein umständlicher Prozess
Schauen wir uns dazu ein paar Beispiele an:
- Die Assistenz bestellt Büromaterial. Wer bestellt, prüft auch den Wareneingang. Der Rechnungseingang erfolgt per Postbrief. Die Zahlungsfreigabe liegt aber in der Verantwortung des Vorgesetzten.
- Die IT-Administration bestellt neue, leistungsfähigere Laptops. Da kommen schnell höhere Summen zusammen. Beträge bis 8.000 Euro gibt die Bereichsleitung frei. Alles über 8.000 Euro muss von der Geschäftsführung abgezeichnet werden.
- Die HR-Abteilung bucht Weiterbildungsangebote für unterschiedliche Angestellte. Für die Freigabe der Zahlungen ist jeweils die Abteilungsleitung des betreffenden Teilnehmers verantwortlich.
Diese Beispiele machen deutlich, welche Komplexität solche Rechnungsprozesse mit sich bringen können. Das Potpourri von Prüf- und Genehmigungsverfahren bremst die Geschwindigkeit der internen Prozessabläufe eines Unternehmens enorm aus und fordert von den Beteiligten einen hohen manuellen Aufwand. Auch im Hinblick auf die Remote-Arbeit, die sich spätestens seit Frühling 2020 stärker durchsetzt, ist der Wust aus Informationsquellen ungünstig. Flüchtigkeitsfehler sind vorprogrammiert.
Automatische Rechnungsprüfung und Genehmigungsworkflows
SAP-Lösungen für die elektronische Rechnungsbearbeitung bringen diverse Vorteile mit sich:
- Durch den Aufbau einer OCR-Vorstrecke gelangen alle eingehenden Dokumente ins SAP-System. Intelligente Erkennungsverfahren ordnen die Dokumente automatisch den verantwortlichen Personen zu. Das eliminiert Medienbrüche und fördert transparentes Arbeiten.
- Die Sachbearbeitung sieht auf einem Blick im CSK Invoice Monitor, welche Rechnungen noch bearbeitet werden müssen.
- Automatismen geben korrekt ausgestellte Rechnungen direkt frei. Bis zu welcher Höhe dies möglich ist, entscheiden Sie.
- Mit Hilfe einer optimierten Berechtigungsstruktur hängen Dokumente nicht mehr bei einem Mitarbeiter fest.
- Durch die Nutzung von SAP Fiori ist die Rechnungsfreigabe webbasiert möglich – perfekt für mobiles Arbeiten.
Egal wie vielfältig ihr Rechnungseingang ist, können wir den richtigen Workflow bauen. Die Anwendung der Software ist für die Nutzer denkbar einfach und gibt es doch einmal Fragen, dann stehen alle Infos zum Nachlesen in unserem Online-Selbstlernportal, der CSK Academy.
Noch Fragen? Sie erreichen uns unter +49 571 783435 10 oder unter stephan.kaup@consult-sk.de.
