Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung (B2B) stellt Unternehmen nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch vor neue Herausforderungen. Das zweite BMF-Schreiben vom 15.10.2025 definiert klar, welche Arten von Fehlern in E-Rechnungen auftreten können – und welche steuerlichen Konsequenzen daraus entstehen.
Damit Unternehmen diese Risiken in ihren Prozessen zuverlässig abfangen können, unterstützt die Consult-SK GmbH im gesamten Rechnungsfluss – sowohl im Rechnungseingang (CICS) als auch im Rechnungsausgang (CBCS).
Wo treten Fehler auf – und warum ist die Unterscheidung wichtig?
Im Rechnungsausgang (wenn Sie Rechnungen an Kunden senden) geht es vor allem um:
– korrektes technisches Format
– vollständige Pflichtangaben
– saubere Stammdaten
Im Rechnungseingang (wenn Sie Rechnungen erhalten) geht es dagegen um:
– Vorsteuerabzug
– Pflichtangaben prüfen
– formale und inhaltliche Fehler erkennen
– Dokumentation der Prüfung
Das BMF unterscheidet dabei drei Fehlerarten, die in folgender Grafik veranschaulicht werden:
Rechnungsausgang – wie CBCS (Cloud Billing Conversion Service) ihre ausgehenden E-Rechnungen absichert
Im Rechnungsausgang müssen Unternehmen gewährleisten, dass jede versendete E-Rechnung technisch korrekt, gesetzeskonform und im richtigen Format erzeugt wird. Genau hier unterstützt CBCS. CBCS sorgt dafür, dass alle Ausgangsrechnungen nach den aktuellen Standards (z. B. EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD) validiert werden, bevor sie das Unternehmen verlassen. Technische Fehler oder Verstöße gegen Geschäftsregeln werden sofort erkannt und dem Anwender gemeldet.
Wichtig ist dabei die Unterscheidung zwischen technischer Korrektheit und inhaltlicher Richtigkeit: CBCS stellt sicher, dass das Format stimmt, kann aber nur mit den Daten arbeiten, die aus dem SAP-System kommen. Inhaltliche Fehler wie falsche Steuersätze, unzutreffende Leistungsbeschreibungen oder fehlerhafte Beträge entstehen im ERP-System und liegen außerhalb der technischen Prüfung von CBCS.
CBCS unterstützt den Rechnungsausgang durch:
- automatische technische Validierung aller Ausgangsrechnungen
- Prüfung von Syntax, Struktur und Geschäftsregeln gemäß EN 16931 und XRechnung
- klare Fehlermeldungen bei technischen oder formalen Problemen
- optionale automatische Ablehnung fehlerhafter Rechnungen vor dem Versand
- sichere Konvertierung in zulässige E-Rechnungsformate (z. B. XML, XRechnung, ZUGFeRD)
- Einbindung in bestehende SAP-Prozesse (ERP, S/4HANA, Cloud)
Damit stellt CBCS sicher, dass Unternehmen technisch einwandfreie und rechtskonforme E-Rechnungen versenden – und reduziert zugleich den Aufwand, der durch manuelle Formatprüfungen oder fehlerhafte Übermittlungen entstehen würde. Die fachliche Datenqualität bleibt Bestandteil der ERP-Prozesse, während CBCS zuverlässig die technische Seite absichert.
Rechnungseingang – wie CICS (Cloud Invoice Conversion Service) eingehende E-Rechnungen absichert
Im Rechnungseingang müssen Unternehmen sicherstellen, dass eingehende E-Rechnungen sowohl technisch korrekt als auch steuerlich ordnungsgemäß sind – sonst besteht das Risiko, dass der Vorsteuerabzug verloren geht (siehe Grafik). CICS unterstützt diesen Prozess mit einer automatisierten und transparenten Prüfung aller eingehenden Rechnungen.
CICS überprüft jede Rechnung zunächst technisch, also ob das XML-Format gültig ist und die gesetzlichen Vorgaben (z. B. EN 16931, XRechnung) eingehalten werden. Formatfehler oder Verstöße gegen Geschäftsregeln werden sofort angezeigt; auf Wunsch können entsprechende Rechnungen automatisch abgelehnt werden. Darüber hinaus liefert CICS Hinweise auf inhaltliche Auffälligkeiten, sodass Fachbereiche frühzeitig erkennen, welche Rechnungen manuell geprüft oder geklärt werden müssen.
CICS unterstützt den Rechnungseingang durch:
- Formatvalidierung (Syntax, Struktur, XML-Vollständigkeit)
- Geschäftsregelprüfung gemäß EN 16931 und XRechnung
- klare Fehlermeldungen bei formalen oder technischen Fehlern
- optionale automatische Ablehnung fehlerhafter Eingangsrechnungen
- Hinweise auf mögliche inhaltliche Fehler, z. B. unplausible Steuersätze oder fehlende Angaben
- Dokumentation der Prüfung zur Absicherung des Vorsteuerabzugs
Mit CBCS und CICS stehen ihnen zwei Cloud-Lösungen bei der Vermeidung von E-Rechnungsfehlern zur Seite, die sich nahtlos und unkompliziert in bestehende Systeme integrieren lassen. Ohne umfangreiche Änderungen an ihren Systemen vornehmen zu müssen, gestalten sie den Übergang zur E-Rechnung einfach und effizient.
