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Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Schrittweise folgt die Pflicht zum Versand – ab 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen. Doch nicht jedes Unternehmen ist gleich betroffen, und nicht jede Frist gilt für jeden.
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Hinweis: Dieser Checker dient der ersten Orientierung und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Die hier gezeigten Informationen entsprechen dem Stand des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025. Für eine verbindliche Einschätzung Ihrer individuellen Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder an uns.
Die E-Rechnungspflicht verpflichtet Unternehmen in Deutschland, Rechnungen im B2B-Geschäft elektronisch in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format auszustellen, zu übermitteln und zu empfangen. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024, präzisiert durch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025.
Eine echte E-Rechnung liegt in einem strukturierten XML-Format vor, das den europäischen Standard EN 16931 erfüllt. In Deutschland sind dafür zwei Formate etabliert: XRechnung als reines XML, vorgeschrieben für den Rechnungsaustausch mit Behörden, und ZUGFeRD als hybrides Format aus PDF und eingebettetem XML.
Eine als PDF per E-Mail versendete Rechnung erfüllt die Anforderungen seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung – sie gilt als „sonstige Rechnung“ und ist nur noch in Übergangsfällen zulässig.
Grundsätzlich gilt: Jedes in Deutschland ansässige Unternehmen mit B2B-Umsätzen ist betroffen – allerdings in unterschiedlichem Umfang.
B2B-Unternehmen (Geschäft mit anderen Unternehmen) sind vollständig betroffen, also sowohl beim Empfang als auch beim Versand. Die Fristen hängen vom Vorjahresumsatz ab.
B2G-Unternehmen (Geschäft mit Behörden und öffentlichen Auftraggebern) haben eine bestehende Pflicht: Bereits seit November 2020 müssen Rechnungen an Bundesbehörden im XRechnung-Format eingereicht werden, vielfach mit Leitweg-ID.
B2C-Unternehmen (Geschäft mit Privatkunden) sind von der Ausstellungspflicht nicht betroffen. Für Eingangsrechnungen von Geschäftspartnern gilt aber auch hier die Empfangspflicht.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind durch § 34a UStDV dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit. Die Empfangspflicht gilt aber auch für sie seit dem 1. Januar 2025.
Ausgenommen sind außerdem Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, Fahrausweise sowie bestimmte steuerfreie Leistungen.
Die wichtigsten Stichtage im Überblick (Stand: 2026):
– Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle B2B-Unternehmen in Deutschland. Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen technisch entgegennehmen und elektronisch verarbeiten können.
– Bis 31. Dezember 2026: Übergangsfrist für den Versand. PDF- und Papierrechnungen sind mit Zustimmung des Empfängers noch zulässig.
– Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro. Diese müssen alle B2B-Rechnungen ausschließlich als E-Rechnung versenden.
– Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle übrigen B2B-Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. Spätestens ab diesem Datum sind PDF-Rechnungen im B2B-Geschäft nicht mehr zulässig.
– Ab 1. Juli 2030: EU-weite Vereinheitlichung durch die ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age). Auch grenzüberschreitende Rechnungen innerhalb der EU werden dann elektronisch übermittelt.
Wer die E-Rechnungspflicht nicht erfüllt, riskiert mehr als einen Compliance-Verstoß. Die konkreten Folgen können geschäftsschädigend sein.
Verlust des Vorsteuerabzugs: Wenn eine eingehende Rechnung nicht den formalen Anforderungen entspricht, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen. Bei größeren Beträgen oder bei Betriebsprüfungen kann das schnell sechs- oder siebenstellig werden.
Zurückweisung durch Empfänger: Stellt ein Unternehmen ab 2027/2028 PDF-Rechnungen aus, dürfen diese rechtmäßig zurückgewiesen werden. Die Zahlung verzögert sich, im schlimmsten Fall verfallen Skonti oder Zahlungsfristen.
Rückwirkende Korrekturen: Falsche oder nicht regelkonforme Rechnungen müssen korrigiert und erneut ausgestellt werden. Das bindet Kapazitäten in der Buchhaltung und führt zu Liquiditätsengpässen.
Reputationsschäden: Insbesondere bei B2G-Kunden – Behörden und öffentliche Auftraggeber lehnen falsch formatierte Rechnungen ohne Vorwarnung ab. Bei Ausschreibungen kann das die Vertragsbeziehung gefährden.
Verletzung der Prüfpflicht: Mit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat die Finanzverwaltung die Anforderungen an die Prüfung eingehender E-Rechnungen konkretisiert. Empfänger müssen sich davon überzeugen, dass eine Rechnung den Anforderungen genügt – wer das nicht nachweisbar tut, riskiert Beanstandungen beim Vorsteuerabzug. Für Versender gilt die Kehrseite: Eine Rechnung, die vor dem Versand nicht validiert wurde, kann beim Empfänger als fehlerhaft ankommen und zurückgewiesen werden. Das Schreiben unterscheidet dabei Formatfehler von inhaltlichen Verstößen gegen die Geschäftsregeln, mit jeweils unterschiedlichen Folgen. Eine technische Validierung erkennt solche Fehler früh, ersetzt aber nicht die inhaltliche Prüfung der Rechnung.
„Eine PDF-Rechnung ist auch eine E-Rechnung.“ – Falsch. Eine reine PDF-Datei erfüllt die Anforderungen nicht, weil sie nicht maschinenlesbar im Sinne von EN 16931 ist. Nur XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) gelten als gültige E-Rechnung.
„Nur große Unternehmen sind betroffen.“ – Falsch. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 für alle B2B-Unternehmen, unabhängig vom Umsatz. Die 800.000-Euro-Grenze entscheidet nur darüber, ob die Versandpflicht 2027 oder 2028 greift.
„Kleinunternehmer brauchen sich nicht zu kümmern.“ – Teilweise falsch. Zwar sind Kleinunternehmer von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
„Wir machen das einfach manuell.“ – Bei kleinen Volumina möglich, bei mittleren und großen ein Compliance-Risiko. E-Rechnungen müssen revisionssicher und elektronisch verarbeitbar archiviert werden – ein Ausdruck reicht nicht.
„Wir warten bis 2028 und sehen dann weiter.“ – Riskant. Die Empfangspflicht gilt bereits, und wer 2027 ausstellungspflichtig wird, hat nur noch wenige Monate für eine saubere Umsetzung – inklusive ERP-Integration, Schulung und Test.
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle B2B-Unternehmen in Deutschland. Die Versandpflicht greift gestaffelt ab 1. Januar 2027 (für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz) bzw. ab 1. Januar 2028 für alle übrigen.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind durch § 34a UStDV dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit. Sie dürfen weiterhin PDF- oder Papierrechnungen schreiben. Die Empfangspflicht gilt aber auch für sie seit dem 1. Januar 2025.
Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, Fahrausweise, Rechnungen an Privatpersonen und bestimmte steuerfreie Leistungen.
Häufige Frage, die noch viele Unternehmer verunsichert. Antwort: Nein, seit 2025 ist keine Zustimmung mehr nötig – Lieferanten dürfen einfach senden.
Die deutsche Pflicht gilt nur für rein inländische B2B-Umsätze. Bei grenzüberschreitenden Geschäften innerhalb der EU gilt sie aktuell nicht, ab 2030 dann ViDA.
Sie verstoßen seit dem 1. Januar 2025 gegen die Empfangspflicht. Lieferanten dürfen Ihnen rechtmäßig E-Rechnungen senden – wenn Sie diese nicht verarbeiten können, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein. Bei Betriebsprüfungen drohen Beanstandungen.
Ja, allerdings in vereinfachter Form. Bei Dauerschuldverhältnissen wie Miet-, Leasing- oder Wartungsverträgen genügt es, einmalig eine E-Rechnung auszustellen, aus der sich der Dauercharakter der Leistung ergibt – der zugrunde liegende Vertrag kann dabei einbezogen werden. Eine gesonderte Rechnung für jeden Abrechnungszeitraum ist nicht erforderlich. Ändert sich lediglich das Entgelt oder die Bemessungsgrundlage, etwa durch einen Preisnachlass, verlangt die Finanzverwaltung keine neue Rechnung. Bei inhaltlichen Änderungen des Vertragsverhältnisses sieht das anders aus. Entscheidend ist außerdem die umsatzsteuerliche Einordnung: Steuerfreie Vermietung nach § 4 Nr. 12 UStG fällt nicht unter die Ausstellungspflicht – haben Sie zur Umsatzsteuer optiert, dagegen schon. Bei gemischt genutzten Objekten können beide Fälle nebeneinander bestehen.
Aus der Auswertung ergeben sich drei mögliche Baustellen – meist mehr als eine. Hier geht es für jede davon weiter.
Diese Pflicht trifft jedes B2B-Unternehmen, unabhängig von Umsatz und Kleinunternehmerstatus – und sie läuft bereits. Entscheidend ist dabei nicht nur, dass die Datei ankommt: Sie muss geprüft, elektronisch verarbeitet und revisionssicher archiviert werden. Die Prüfung eingehender Rechnungen ist seit dem BMF-Schreiben vom Oktober 2025 ausdrücklich Teil der Pflicht – und Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
Rechnungseingang in SAPVor der technischen Umstellung steht eine Entscheidung: XRechnung, ZUGFeRD oder ein hybrider Weg. Sie hängt vor allem an Ihrer Kundenstruktur. Unser Format-Entscheider führt Sie in vier Fragen zu einer begründeten Empfehlung.
Zum Format-EntscheiderRechnungen an öffentliche Auftraggeber brauchen eine gültige Leitweg-ID – eine falsche Prüfziffer führt zur Zurückweisung, bevor die Rechnung überhaupt gesehen wird. Unser Prüfer validiert Format und Prüfziffer und schlägt bei Fehlern die korrekte Ziffer vor.
Zum Leitweg-ID-Prüfer