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XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden zentralen E-Rechnungsformate in Deutschland. Beide erfüllen die EU-Norm EN 16931 – der Unterschied liegt in der Form: Die XRechnung ist ein reines XML-Format (nur maschinenlesbar) und Standard im Behördengeschäft. ZUGFeRD ist ein Hybrid aus PDF und eingebettetem XML – für Menschen undMaschinen lesbar und damit flexibel im B2B. Faustregel: Behörden → XRechnung, gemischte B2B-Empfänger → ZUGFeRD, im Idealfall beide annehmen und je Empfänger versenden.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland strukturierte elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das Versenden wird stufenweise Pflicht: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Wichtig dabei: Eine klassische PDF-Rechnung gilt nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes – gefordert ist ein strukturiertes Format nach EN 16931. Genau hier kommen XRechnung und ZUGFeRD ins Spiel. (Stand: Juni 2026)
Die XRechnung ist ein rein XML-basiertes, also ausschließlich maschinenlesbares Rechnungsformat. Sie ist die deutsche Ausprägung (CIUS) der europäischen Norm EN 16931 und seit 2020 im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern (B2G) verpflichtend. Eine XRechnung enthält keine optische Darstellung – ohne passenden Viewer ist sie für Menschen nicht lesbar. Zugelassen sind zwei Syntaxen (UBL und UN/CEFACT CII). Aktuelle Version: XRechnung 3.0.2.
ZUGFeRD ist ein Hybridformat: Es kombiniert eine menschenlesbare PDF/A-3-Datei mit einem eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datensatz (UN/CEFACT CII). Der Empfänger sieht eine ganz normale PDF-Rechnung – im Hintergrund stecken die strukturierten Daten für die automatische Verarbeitung. ZUGFeRD kennt mehrere Profile (von MINIMUM bis EXTENDED); ab dem Profil EN 16931 (COMFORT) erfüllt es die Anforderungen an eine E-Rechnung. Aktuelle Version: ZUGFeRD 2.4, international als Factur-X 1.08 bekannt.
Praxis-Empfehlung: Setzen Sie auf einen hybriden Ansatz – im Eingang beide Formate annehmen, im Ausgang je Geschäftspartner das passende Format wählen. So sind Sie unabhängig von der Software-Ausstattung Ihrer Partner und in jedem Fall compliant.
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Die Format-Frage ist die eine Hälfte – die andere ist die technische Umsetzung im SAP-System: E-Rechnungen empfangen, validieren, dem richtigen Vorgang zuordnen und im Ausgang regelkonform erzeugen. Genau dafür gibt es Cloud-Services, die sich ohne Umbau Ihrer Druckprogramme in SAP ECC, S/4HANA und RISE integrieren.
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Die XRechnung ist ein reines XML-Format (nur maschinenlesbar), ZUGFeRD ein Hybrid aus lesbarer PDF und eingebettetem XML. Beide erfüllen die EU-Norm EN 16931.
Ja – ab dem Profil EN 16931 (COMFORT). Die niedrigeren Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Anforderungen an eine vollwertige E-Rechnung nicht.
In der Regel die XRechnung. Viele öffentliche Auftraggeber akzeptieren nur dieses Format und verlangen zusätzlich eine gültige Leitweg-ID.
Ja, und das ist meist die beste Strategie: im Eingang beide annehmen, im Ausgang je Geschäftspartner das passende Format wählen.
Als E-Rechnung im Sinne der B2B-Pflicht nicht mehr – eine reine Bild-PDF ohne strukturierte Daten erfüllt die Anforderungen nach EN 16931 nicht.
XRechnung 3.0.2 und ZUGFeRD 2.4 (Factur-X 1.08). Da die Spezifikationen regelmäßig aktualisiert werden, lohnt vor der Umsetzung ein Blick auf den jeweils gültigen Stand.
Vom Format zur Umsetzung. Klären Sie zuerst mit dem Format-Entscheider », welches Format zu Ihnen passt – und sehen Sie dann, wie Sie es mit unserer SAP-Lösung » in wenigen Wochen produktiv umsetzen.
Ein Gespräch, das sich lohnt — auch wenn nichts daraus wird. Sie schildern Ihre Situation, wir hören zu und sagen ehrlich, ob und wie wir helfen können.
