Die deutsche E-Rechnungspflicht erlaubt zwei Hauptformate: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen den europäischen Standard EN 16931, eignen sich aber für unterschiedliche Anwendungsfälle. Welches Format passt zu Ihrem Unternehmen?
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Hinweis: Dieser Format-Entscheider dient der ersten Orientierung und ersetzt keine technische oder rechtliche Beratung. Für eine verbindliche Einschätzung für Ihre individuelle Situation wenden Sie sich bitte an unser Team oder Ihren Steuerberater. Stand der technischen Versionen: ZUGFeRD 2.4 / Factur-X 1.08, XRechnung 3.0.2 (2026).
Beide deutschen E-Rechnungs-Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931, die seit 2017 den Standard für strukturierte elektronische Rechnungen in der EU definiert. Die Norm legt fest, welche Felder eine Rechnung enthalten muss und in welcher Struktur sie organisiert sein müssen.
EN 16931 selbst ist kein konkretes Datenformat, sondern eine Modellbeschreibung. Sie wird in zwei XML-Syntaxen umgesetzt: UBL (Universal Business Language), eine offene OASIS-Spezifikation, und CII (Cross Industry Invoice), ein UN/CEFACT-Standard. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD nutzen eine dieser beiden Syntaxen.
Wer EN 16931 erfüllt, erfüllt damit automatisch die europäische E-Rechnungs-Norm – und ist auf die ViDA-Initiative der EU ab 2030 vorbereitet.
XRechnung ist der deutsche nationale Standard für elektronische Rechnungen, herausgegeben von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Es handelt sich um eine reine XML-Datei ohne menschlich lesbare Komponente.
Seit November 2020 ist XRechnung für Rechnungen an Bundesbehörden verpflichtend, mittlerweile auch für viele Landesbehörden und kommunale Auftraggeber. Die aktuelle Version ist 3.0.2.
Charakteristisch für XRechnung:
– Reines XML-Format, nicht ohne Tool lesbar – Strenge Validierungsregeln, basierend auf EN 16931 plus deutschen Erweiterungen – Pflichtangabe einer Leitweg-ID für die Identifikation des Behördenempfängers – Übertragung meist per Peppol oder über Behördenportale wie ZRE (Bund) und OZG-RE (Länder)
XRechnung ist die richtige Wahl, wenn maximale Automatisierung und behördenkompatible Verarbeitung wichtig sind. Für rein menschliche Prüfprozesse ist sie weniger geeignet.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format aus PDF und eingebettetem XML. Die PDF-Datei ist für Menschen sichtbar lesbar wie eine klassische Rechnung, die eingebettete XML-Datei enthält die strukturierten Daten für die maschinelle Verarbeitung.
Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.4 (Dezember 2025), die technisch identisch mit dem französischen Standard Factur-X 1.08 ist. ZUGFeRD und Factur-X sind damit europaweit anschlussfähig.
Charakteristisch für ZUGFeRD:
– Hybrid aus PDF/A-3 (visuell lesbar) und XML (maschinell verarbeitbar) – Mehrere Profile mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad: BASIC, EN 16931 (ehemals Comfort), EXTENDED – Versand über klassische Wege möglich (E-Mail, Portale), keine spezielle Infrastruktur nötig – Hohe Akzeptanz auch bei weniger digitalisierten Partnern
ZUGFeRD ist die richtige Wahl, wenn Sie eine breite, heterogene Empfängerstruktur haben und einen sanften Übergang von bestehenden PDF-Prozessen suchen.
Neben XRechnung und ZUGFeRD gibt es weitere Begriffe, die in der E-Rechnungs-Welt häufig auftauchen:
Factur-X ist der französische Name für ZUGFeRD ab Version 2.0. Beide Formate sind technisch identisch und werden parallel weiterentwickelt – das deutsche FeRD und das französische FNFE-MPE stimmen die Versionen ab. Wer ZUGFeRD nutzt, kann seine Rechnungen ohne Anpassung an französische Geschäftspartner senden und umgekehrt.
Peppol ist keine eigene Rechnungssprache, sondern eine Übertragungsinfrastruktur. Über das Peppol-Netzwerk können XRechnungen, ZUGFeRD-Rechnungen oder andere EN-16931-konforme Formate sicher und automatisiert versendet werden. Peppol wird in vielen europäischen Ländern als Standard-Übertragungsweg genutzt, in Deutschland insbesondere für B2G-Rechnungen.
EDI (Electronic Data Interchange) ist ein älterer Standard für den strukturierten Datenaustausch, besonders verbreitet in der Automobil- und Konsumgüterindustrie. EDI-Rechnungen in Formaten wie EDIFACT D96A oder VDA sind weiterhin zulässig, sofern sie EN-16931-konform sind. Bestehende EDI-Prozesse müssen für die E-Rechnungspflicht nicht aufgegeben werden, können aber durch XRechnung oder ZUGFeRD ergänzt werden.
Ein hybrider Ansatz – also der parallele Einsatz von XRechnung und ZUGFeRD – lohnt sich immer dann, wenn Sie eine gemischte Kundenstruktur haben. Typische Konstellationen:
– Sie fakturieren sowohl an Behörden als auch an Geschäftskunden – Ein Teil Ihrer Kunden ist hochdigital, andere bevorzugen menschlich lesbare PDFs – Sie sind international tätig und brauchen Factur-X-Kompatibilität, haben aber auch deutsche B2G-Kunden
Moderne Cloud-Lösungen automatisieren das Format-Routing: Anhand der Empfänger-Stammdaten wird das passende Format gewählt und automatisch erzeugt. Empfangsseitig sorgt eine formatunabhängige Lösung dafür, dass eingehende Rechnungen unabhängig vom Format verarbeitet werden.
XRechnung ist ein reines XML-Format, das speziell für die Kommunikation mit deutschen Behörden entwickelt wurde. ZUGFeRD kombiniert ein menschlich lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei und ist damit für die B2B-Kommunikation flexibler. Beide erfüllen den europäischen Standard EN 16931.
In den meisten Fällen sollten Sie das Profil „EN 16931" (früher „Comfort" genannt) verwenden. Es erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung und wird breit akzeptiert. Das Profil „EXTENDED" ist nur sinnvoll, wenn Sie zusätzliche strukturierte Daten benötigen. Das Profil „BASIC" ist zu schlank für die durchgängige automatisierte Verarbeitung.
Factur-X ist der französische Name für ZUGFeRD ab Version 2.0. Beide Formate sind technisch identisch und werden gemeinsam vom deutschen FeRD und vom französischen FNFE-MPE weiterentwickelt. Eine ZUGFeRD-Rechnung kann in Frankreich als Factur-X empfangen werden und umgekehrt.
Ja, viele Unternehmen tun das. Typisch ist ein hybrider Ansatz: XRechnung für Behördenkunden, ZUGFeRD für Geschäftskunden. Moderne Cloud-Lösungen automatisieren das Format-Routing über die Stammdaten der Empfänger. Empfangsseitig sollten Sie ohnehin beide Formate verarbeiten können.
Peppol ist ein internationales Netzwerk für die sichere Übertragung elektronischer Rechnungen und anderer Geschäftsdokumente. Es ist keine Pflicht für die deutsche E-Rechnung – Sie können auch per E-Mail oder Behördenportal versenden. Peppol wird aber für viele B2G-Empfänger empfohlen und ist Standard in Skandinavien und den Niederlanden.
a, mit spezialisierten Tools ist das möglich. Aus einer bestehenden PDF wird eine PDF/A-3-Datei erzeugt, in die das XML aus den vorhandenen Rechnungsdaten eingebettet wird. Das ist besonders praktisch beim Übergang von herkömmlichen PDF-Prozessen zur E-Rechnung.
Ein Gespräch, das sich lohnt — auch wenn nichts daraus wird. Sie schildern Ihre Situation, wir hören zu und sagen ehrlich, ob und wie wir helfen können.
