Vom Auftragseingang bis zum Zahlungseingang – mit unseren Order2Cash-Lösungen auf SAP-Basis optimieren Sie Ihren gesamten Vertriebsprozess. Automatisierte Abläufe, klare Freigaben und eine nahtlose Integration in Ihre Buchhaltung sorgen für eine reibungslose Abwicklung und beschleunigen den Cashflow.
🟥 Auftragsprozesse automatisieren – Effiziente Erfassung, Bearbeitung und Fakturierung für schnellere Durchlaufzeiten.
🟥 Zahlungseingänge beschleunigen – Transparente Prozesse, fehlerfreie Rechnungen und optimiertes Mahnwesen.
🟥 Kundenkommunikation optimieren – Digitale Dokumente, automatisierte Benachrichtigungen und weniger Rückfragen.
Um diese Benefits für Sie zu gewährleisten, arbeiten wir sowohl mit Lösungen unseres Partners AFI Solutions (a DOXIS company) als auch mit CSK-Produkten.
Setzen Sie auf maximale Flexibilität: Die modularen Lösungen von DOXIS passen sich genau an ihre Anforderungen an.
Bausteine auswählen, nahtlos integrieren und jederzeit skalieren. So bleibt die Dokumentenverarbeitung effizient, agil und zukunftssicher.
Order-to-Cash umfasst alle Schritte im Vertriebsprozess eines Unternehmens — von der ersten Kundenanfrage über Angebot, Auftragserfassung, Lieferung und Fakturierung bis zum verbuchten Zahlungseingang. In SAP wird der Prozess hauptsächlich über die Module SD (Sales & Distribution), FI (Finanzwesen) und MM (Materialwirtschaft) abgebildet. O2C ist das vertriebsseitige Gegenstück zum beschaffungsseitigen Purchase-to-Pay (P2P).
Der typische SAP-O2C-Prozess besteht aus fünf Phasen: (1) Pre-Sales mit Anfrage und Angebot, (2) Auftragserfassung und Auftragsbestätigung, (3) Versand und Lieferschein, (4) Fakturierung mit Rechnungserstellung, (5) Forderungsmanagement und Zahlungseingang. Jede Phase kann automatisiert werden — vollständig oder teilweise, je nach Reifegrad.
Dazu gehören: Anfrage- und Angebotsmanagement, Kundenstammdatenpflege, Bonitätsprüfung, Auftragserfassung (manuell oder via EDI), Lieferdisposition, Versandabwicklung, Rechnungsstellung, Zahlungsabgleich, Forderungsmanagement, Mahnwesen, Avise und Lastschriftankündigungen sowie sämtliche FI-Korrespondenz mit Kunden.
O2C bildet den Vertriebsprozess ab (Sie verkaufen — Geld kommt rein), P2P den Beschaffungsprozess (Sie kaufen ein — Geld geht raus). Beide Prozesse sind in SAP eng verzahnt: Eine Bestellung bei Ihrem Lieferanten löst dort einen O2C-Prozess aus, Ihre eigene Bestellung ist Teil Ihres P2P. Beide profitieren von ähnlichen Optimierungshebeln — Automation, Workflow-Steuerung, Dunkelverbuchung.
Drei Hebel: schnellerer Cashflow durch verkürzte DSO (Days Sales Outstanding), weniger manuelle Arbeit durch automatisierte Erfassung und Buchung, weniger Fehler durch validierte Schnittstellen. In Studien werden typische Verbesserungen von 20-40 % bei der DSO genannt — die tatsächlichen Werte hängen stark vom Ausgangszustand ab.
Manuelle Auftragserfassung aus PDFs und E-Mails, Medienbrüche zwischen Vertriebs- und Buchhaltungssystemen, fehlende Statustransparenz für Vertrieb und Kunde, fragmentierte FI-Korrespondenz (jede Mahnung läuft anders), verspätete Rechnungsstellung, manuelle Zahlungszuordnung und ein ineffizientes Mahnwesen.
Direkt. Je schneller ein Auftrag erfasst, geliefert und fakturiert wird, desto früher kommt das Geld. Verzögerungen in einem einzigen Schritt — etwa eine zu späte Rechnungsstellung oder ein verzögerter Zahlungsabgleich — kosten Liquidität. Ein optimierter O2C reduziert das Working Capital und macht den Cashflow planbarer.
Days Sales Outstanding (DSO), Auftragsdurchlaufzeit, Auftragsbestätigungsquote ohne manuelle Eingriffe, Fehlerquote bei der Rechnungsstellung, Zahlungseingangsquote innerhalb des Skonto-Zeitraums, Mahnstufen-Verteilung und der Anteil dunkel verbuchbarer Belege.
Alle gängigen Kanäle: E-Mail mit PDF-Anhang, klassische Post via Scan, EDI (mit allen üblichen Standards wie EDIFACT, ANSI X12), SAP Ariba Network, Webshop-Anbindungen, OCI/cXML-Schnittstellen sowie der direkte SAP-User-Input. Bei Bedarf können auch Fax-Eingänge digitalisiert werden.
Die eingehenden Belege werden zentral erfasst — bei PDF-Anhängen erkennt eine KI-gestützte OCR die relevanten Felder (Kundennummer, Artikel, Mengen, Preise). RPA-Bots prüfen die extrahierten Daten gegen die SAP-Stammdaten, ergänzen fehlende Informationen und erzeugen den Vertriebsbeleg in SAP. Auffälligkeiten gehen an einen Bearbeiter-Workplace, der Standardfall läuft dunkel durch.
KI übernimmt das Auslesen und Klassifizieren — sie erkennt, welcher Belegtyp eingegangen ist und welche Felder welche Bedeutung haben. RPA übernimmt die regelbasierten Folgeschritte: Daten ins SAP übertragen, Stammdatenabgleich, Validierung, Workflow-Anstoß. Zusammen ersetzen sie den größten Teil der manuellen Erfassungsarbeit.
Das System klassifiziert den Beleg als "klärungsbedürftig" und legt ihn in einen Workplace für die Sachbearbeitung. Dort sieht der Bearbeiter alle Quelldaten, die SAP-Vorschläge und die konkreten Abweichungen. Nach Korrektur läuft der Beleg in den Standard-Workflow zurück. KI-Modelle lernen aus solchen Korrekturen für künftige Fälle.
Über ein zentrales Monitoring-Dashboard, das alle eingehenden Aufträge, ihre aktuellen Bearbeitungsstände und Ergebnisse zusammenführt. Drill-down auf den einzelnen Beleg ist möglich, Aggregate für Reporting und Forecasting ebenfalls. Das Dashboard lässt sich rollenbasiert anpassen.
Ja. Rahmenverträge, Kundenkonditionen, Rabattstaffeln, kundenspezifische Materialnummern, alternative Liefertermine — all das fließt in die automatische Verarbeitung ein, sofern die entsprechenden Stammdaten in SAP gepflegt sind.
Standardaufträge können von Eingang bis zur Auftragsbestätigung in unter einer Minute durchlaufen. Bei prüfungsbedürftigen Belegen ist die Bearbeitungszeit der Mitarbeitenden der limitierende Faktor — aber auch hier reduziert die Vorarbeit der KI/RPA den Aufwand um typische 60-80 %.
Aus der Lieferung oder dem Vertragsdokument wird automatisch ein Faktura-Beleg erzeugt. Daraus entsteht der eigentliche Rechnungsausgang — als PDF, ZUGFeRD-Hybriddokument oder reine XRechnung. Für die E-Rechnungs-Konformität setzen wir den Cloud Billing Conversion Service (CBCS) ein.
Der Versand erfolgt direkt aus SAP heraus — per E-Mail, Druck, oder über das Peppol-Netzwerk. Für staatliche Empfänger ist Peppol oft Pflicht. Über die SmartDocs Suite läuft der Versand monitorgesteuert: Sie sehen jederzeit, welche Rechnung wann an wen verschickt wurde.
Ja, beides. Unsere O2C-Lösungen sind für SAP ECC und S/4HANA (on-prem wie Cloud) verfügbar. Bei einer geplanten S/4HANA-Migration prüfen wir mit, ob die O2C-Optimierung sinnvoll vor, während oder nach der Migration angegangen wird.
Hauptsächlich SD (Sales & Distribution), FI-AR (Debitorenbuchhaltung), FI (Finanzwesen) und MM (Materialwirtschaft). Bei spezifischen Anforderungen auch SD-BIL (Billing) und SAP CAR (Customer Activity Repository) für Handelskunden.
Stark abhängig vom Scope. Eine reine Optimierung eines Teilbereichs (etwa nur die Auftragserfassung aus E-Mail-Eingängen) ist in 6-10 Wochen produktiv. Eine vollständige O2C-Optimierung inklusive Auftragsverarbeitung, Fakturierung und FI-Korrespondenz braucht typischerweise 3-6 Monate, je nach Komplexität Ihrer Landschaft.
Drei Kostenblöcke: einmalige Implementierung im fünf- bis (selten) sechsstelligen Bereich, laufende Lizenz- und Cloud-Kosten (meist beleg- oder transaktionsbasiert), und optionale Wartung. Konkrete Zahlen stellen wir nach einem kurzen Bedarfs-Vorgespräch zusammen — der Business Case lässt sich seriös in 1-2 Tagen Workshop aufstellen.
Drei Phasen: (1) Analyse-Workshop — Ihre Ist-Prozesse, Pain Points, Quick-Win-Identifikation. (2) Konzept und Pilot — wir setzen den größten Hebel zuerst um und nehmen einen Pilot-Kunden oder ein Pilot-Segment in Betrieb. (3) Roll-out und Stabilisierung — Skalierung auf alle Kunden, KI-Modelle trainieren, Monitoring etablieren.
Empfohlen. Ein Pilot mit einem ausgewählten Eingangskanal oder einem definierten Kundensegment macht den Mehrwert sichtbar, ohne dass das gesamte Unternehmen umgestellt werden muss. Typische Pilot-Dauer: 6-10 Wochen. Danach entscheiden Sie auf Basis konkreter Zahlen über den Roll-out.
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