In vielen Verwaltungen stehen wenige Mitarbeiter:innen vor der Herausforderung, immer größere Mengen an Daten und Dokumenten zu bewältigen. Eine effiziente Dokumentenverwaltung ist daher unerlässlich. Hier kommt die SmartDocs Suite ins Spiel – ein leistungsstarkes Add-On für SAP, das Ihre Dokumentenprozesse optimiert und den Arbeitsalltag erleichtert.
Die SmartDocs Suite ist ein speziell für SAP entwickeltes Add-On, das die Verwaltung und Organisation von Dokumenten revolutioniert. Sie integriert sich nahtlos in Ihre bestehende SAP-Umgebung und erweitert deren Funktionalität um einen umfassenden Dokumentenlebenszyklus. Von der Erstellung über die Freigabe bis hin zur Archivierung bietet die SmartDocs Suite zahlreiche Funktionen, die Ihre Dokumentenverwaltung vereinfachen und automatisieren.
🟥 Zentrale Datenverwaltung: Alle Dokumente sind an einem zentralen Ort einsehbar, was den schnellen und einfachen Zugriff auf Informationen ermöglicht. Dies reduziert das Risiko von Dokumentenverlusten oder -duplikationen und fördert die effiziente Zusammenarbeit.
🟥 Automatisierte Workflows: Die SmartDocs Suite automatisiert Dokumentenworkflows und optimiert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen. Genehmigungsprozesse werden beschleunigt, da Dokumente automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Dies reduziert manuellen Aufwand und vermeidet Verzögerungen.
🟥 Verbesserte Compliance: Die Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien ist essenziell. Die SmartDocs Suite ermöglicht die Implementierung von Sicherheits- und Zugriffssteuerungen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Zudem können Audit-Trails und Versionskontrollen erstellt werden, um Änderungen und Revisionen nachzuverfolgen.
🟥 Zeit- und Kostenersparnis: Durch die Automatisierung von Prozessen und die Optimierung der Dokumentenverwaltung sparen Sie Zeit und Kosten. Mitarbeiter:innen verbringen weniger Zeit mit der Suche nach Dokumenten oder der manuellen Bearbeitung von Papierkram und können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
Die SmartDocs Suite ist ein SAP-AddOn der Consult-SK GmbH und ihres Tochterunternehmens REexpect GmbH für die zentrale Ausgabe und Verwaltung von Korrespondenzen aus SAP. Statt dass Buchhalter:innen jede Korrespondenzart über eine eigene Transaktion abwickeln, bündelt SmartDocs alle Korrespondenzarten in einem zentralen Monitor — mit Statusverfolgung, Belegfluss-Anzeige und Direktversand aus SAP heraus. Das spart manuelle Arbeit, vermeidet Medienbrüche und macht jeden Vorgang nachvollziehbar.
Die wichtigsten FI-Korrespondenzarten der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung: Zahlungsavisen, Mahnungen aller Mahnstufen, Lastschriftankündigungen, Saldenbestätigungen, Zinsrechnungen und Ausgangsrechnungen. Über die modulare Architektur können bei Bedarf weitere Korrespondenzarten als zusätzliche Module ergänzt werden. Ursprünglich aus dem RE-FX-Modul (Immobilienverwaltung) entwickelt, deckt die Suite heute auch FI/CO-Korrespondenz vollständig ab.
Drei Hauptvorteile: Zentrale Sicht auf alle Korrespondenzarten in einem Monitor statt verstreute Transaktionen aufrufen zu müssen. Statustransparenz dank Statusampel und Dokumentenflusskontrolle — Sie sehen sofort, welche Belege versendet wurden, welche noch offen sind und welche Probleme aufgetreten sind. Direktversand aus SAP ohne Umweg über Outlook oder andere Mailprogramme, inklusive vollständiger Historisierung. Was bei manueller Bearbeitung verloren geht, ist mit SmartDocs nachweisbar dokumentiert.
Jeder Korrespondenz-Beleg in SmartDocs hat einen klar definierten Lebenszyklus: erstellt, geprüft, versendet, zugestellt, beantwortet. Eine Statusampel zeigt für jeden Beleg den aktuellen Status — grün für erfolgreich abgeschlossen, gelb für Aufmerksamkeit erforderlich, rot für Probleme. Die Dokumentenflusskontrolle macht den kompletten Bearbeitungsverlauf nachvollziehbar. So gehen keine Belege mehr verloren oder bleiben unbeantwortet.
Ja. Mahnläufe für mehrere tausend Kunden, Avise zum Quartalswechsel, Lastschriftankündigungen vor dem nächsten Einzug — all das läuft als Batch-Job über die SmartDocs Suite, mit Vorschau, Genehmigungs-Workflow und nachvollziehbarem Audit-Trail. Auch der gebündelte Versand mehrerer zusammengehöriger Dokumente an einen Empfänger ist möglich, ohne dass Sie einzelne Transaktionen aufrufen müssen.
Genau hier zeigt die SmartDocs Suite ihre Stärke. Klassische Situation: Ein Kunde fragt eine Avis vom letzten Monat erneut an. Im SAP-Standard heißt das, mehrere Transaktionen aufzurufen, den ursprünglichen Beleg zu finden, ihn neu zu drucken und manuell zu versenden. Mit SmartDocs: ein Klick im Monitor, der Beleg wird mit der ursprünglichen Sendemethode oder einer alternativen erneut versendet — historisiert, dokumentiert und sofort auffindbar.
Die Suite ist modular aufgebaut. Sie lizenzieren eine Grundlizenz plus die einzelnen Korrespondenzmodule, die Sie tatsächlich nutzen — etwa zunächst Avise und Mahnungen, später vielleicht Saldenbestätigungen. Die Lizenzkosten skalieren mit Nutzungsmodell und Modul-Auswahl. Konkrete Zahlen stellen wir nach einer kurzen Bedarfsklärung individuell zusammen.
Ja, beides. Die SmartDocs Suite ist als klassisches SAP-AddOn für ECC und S/4HANA (on-prem wie Cloud) verfügbar. Bei einer geplanten S/4HANA-Migration unterstützt SmartDocs den Übergang, weil die Korrespondenz-Logik unabhängig von der zugrundeliegenden SAP-Version funktioniert. Wir empfehlen oft, die SmartDocs-Einführung mit der Migration zu koppeln — dann ist der gesamte FI-Korrespondenzprozess gleich auf dem aktuellen Stand.
Typischerweise 6-12 Wochen ab Auftrag bis produktiv — abhängig von der Anzahl der gewählten Module, der Komplexität der bestehenden Korrespondenzprozesse und dem Customizing-Bedarf. Eine reine Mahnungs-Lösung kann auch in 3-4 Wochen live sein. Wir bringen Templates aus zahlreichen Vorprojekten mit, sodass Standard-Anforderungen schnell umgesetzt sind.
In überschaubarem Umfang. Wir brauchen Ansprechpartner aus der Buchhaltung für die fachliche Prozessdefinition (welche Korrespondenzarten, welche Empfängergruppen, welche Workflows) und einen SAP-Basis-Kontakt für Transports und Berechtigungen. Die eigentliche Konzeption, Entwicklung und das Customizing übernimmt unser Team. Da SmartDocs eine CSK-Eigenentwicklung ist, sind unsere Entwickler:innen direkt ansprechbar — kein Umweg über externe Partner-Helpdesks.
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