Was ist E-Invoicing?

E-Invoicing-Lösungen bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Rechnungsbearbeitung zu revolutionieren. Durch die Digitalisierung von Rechnungen werden Fehler reduziert, Anfragen von Lieferanten minimiert, Genehmigungsprozesse beschleunigt und die Compliance verbessert.

Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung

Elektronische Rechnungsstellung, auch E-Invoicing genannt, optimiert das Rechnungsmanagement und erleichtert die Integration von Rechnungen und Compliance-Dokumenten.

Durch die digitale Verarbeitung von Rechnungsdaten und deren Abgleich mit Verträgen, Bestellungen, Leistungserfassungsblättern und Wareneingängen wird das Risiko von Fehlern und Ausnahmen minimiert. Elektronische Rechnungen, die über ein digitales Netzwerk übermittelt und anhand von Belegdaten und Geschäftsregeln programmiert werden, können vor der Zahlungsfreigabe automatisch abgeglichen werden. Da digitale Informationen systemübergreifend leichter zugänglich sind als papierbasierte Belege, bietet die elektronische Rechnungsstellung zahlreiche Vorteile:

  • Verwaltung und Steuerung von Compliance-Aufgaben über ein Dashboard
  • Vereinfachte Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und mit Geschäftspartnern
  • Optimierung von Skonti und Umlaufvermögen
  • Reduzierung des Risikos von Überzahlungen und Betrug
  • Verbesserung des Cashflows für Lieferanten durch schnellere Zahlungen

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein menschenlesbares PDF-Dokument enthält. Dies ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen effizient zu verarbeiten, ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist. Für B2B-Unternehmen bietet dies erhebliche Vorteile, da es den Rechnungsstellungsprozess beschleunigt und Fehler minimiert. ZUGFeRD ist allerdings nicht neu, sondern bereits ein bewährter Standard, der nun aber durchgehend ab 2025 genutzt werden muss.

Das Wachstumschancengesetz, das von der Bundesregierung im März 2024 eingeführt wurde, zielt darauf ab, die Digitalisierung der Wirtschaft voranzutreiben. Ein wichtiger Bestandteil dieses Gesetzes ist die Förderung der elektronischen Rechnungsstellung. Unternehmen werden dazu ermutigt, papierbasierte Prozesse zu digitalisieren und standardisierte eRechnungsformate wie ZUGFeRD zu nutzen.

 

Unser Cloud Invoice Conversion Service (CICS)

Wir bieten eine innovative Lösung für die Konvertierung von PDF-Rechnungen in das ZUGFeRD-Format. Unser Konvertierungstool in der Cloud kann von Kunden durch ein Pay-per-Use-Modell genutzt werden. Sie zahlen nur das, was Sie auch nutzen!

Unser Tool ist mit dem SAP-System des Kunden verknüpft, unabhängig davon, ob der Kunde SAP ERP on Premise, S/4HANA oder eine andere Version nutzt. Diese Integration erfolgt über eine API, die eine nahtlose und schnelle Konvertierung ermöglicht. Durch die Nutzung unseres Cloud-Tools können Sie den Übergang zu elektronischen Rechnungen einfach und effizient gestalten, ohne umfangreiche Änderungen an Ihren bestehenden Systemen vornehmen zu müssen.

Cloud Invoice Conversion Service (CICS)

Konvertierungsservice aus der BTP-Cloud im Pay per Use Modell nutzen

01.

Validierung

Die Rechnungsdaten, die per API in den BTP-Converter eingehen, werden automatisiert überprüft.

02.

Konvertierung PDF/A

Die Dokumente werden zunächst ins PDF/A Format konvertiert.

03.

Erstellung ZUGFeRD

Aus dem PDF/A wir eine Rechnung im ZUGFeRD-Format generiert.

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Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsabwicklung

Die Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsabwicklung über ein digitales Geschäftsnetzwerk setzen Ressourcen in der Kreditorenbuchhaltung frei. Dies ermöglicht es den Teammitgliedern, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, die Prozesse weiter optimieren und vereinfachen.

Die Verarbeitung von PDF-Rechnungen, bestellungsunabhängigen Rechnungen und komplexen Dienstleistungen kann automatisiert und kontaktlos erfolgen. Die Anwendung von Geschäftsregeln in der elektronischen Rechnungsabwicklung verbessert die Einhaltung von Einkaufsrichtlinien und Verträgen sowie die Nutzung von Skonti, was die Kosten senkt und die Produktivität erhöht.

 

Digitalisierte Prozesse statt papiergebundener Abläufe

Entlasten Sie Ihr Kreditorenteam von manuellen Aufgaben durch einen kontaktlosen, digitalisierten E-Invoicing-Prozess, sodass sie sich auf strategischere Tätigkeiten konzentrieren können.

  • Reduzieren Sie Kosten und verbessern Sie das Cash-Management zur besseren Nutzung von Skonti.
  • Verwalten Sie komplexe Dienstleistungen und bestellungsunabhängige Rechnungen effizienter.
  • Verbessern Sie die Einhaltung von Verträgen, Unternehmensrichtlinien und globalen E-Invoicing-Vorschriften.
  • Konfigurieren Sie Workflows, um spezifische Anforderungen zu erfüllen.
  • Unterstützen Sie eine schnellere und präzisere Rechnungsabwicklung.
  • Ermöglichen Sie webbasierten Zugriff auf Rechnungsstatus und Liquiditätsprognosen.