Die Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe hat Mitte August einen bemerkenswert offenen Beitrag zur Lizenzierung von SAP Document and Reporting Compliance veröffentlicht. Bemerkenswert deshalb, weil er kein Verriss ist. Anwenderunternehmen wie Evonik und Kärcher bescheinigen der Lösung fachliche Stärke und strategische Relevanz. Die Kritik zielt auf etwas anderes: auf die Lizenzierung, auf die uneinheitliche Middleware und auf den Aufwand bei Länder-Rollouts.
Für Unternehmen, die gerade vor der Entscheidung stehen, ist das die vielleicht nützlichste Lektüre der letzten Monate. Denn sie verschiebt die richtige Reihenfolge der Fragen. Nicht: Welches Tool nehmen wir? Sondern: Was kostet uns die Entscheidung über die nächsten fünf Jahre – und wie sicher können wir das heute überhaupt beziffern?
Als SAP Silver Partner und DSAG-Mitglied haben wir kein Interesse daran, SAP DRC schlechtzureden. Für einen erheblichen Teil der Unternehmen ist DRC die richtige Antwort. Nur eben nicht für alle. Dieser Beitrag ordnet ein, wo die Grenze verläuft.
Was die DSAG an SAP DRC kritisiert – und was ausdrücklich nicht
Zunächst das Positive, weil es in der Diskussion oft untergeht: Die befragten Anwenderunternehmen sehen DRC als strategische Plattform für den elektronischen Dokumentenaustausch, teilweise sogar als Pflichtlösung. Die tiefe Integration in den SAP-Standard, die Vermeidung von Medienbrüchen und die Zusage, die Lösung laufend an neue lokale Vorgaben anzupassen, werden klar als Vorteile benannt. Auch die Möglichkeit, gesetzliches Reporting direkt in S/4HANA abzubilden, gilt als echter Mehrwert gegenüber klassischen E-Rechnungsprodukten.
Die Kritik setzt an drei Stellen an:
Erstens die Lizenzmetriken. Sie unterscheiden sich teilweise je Land, sind nicht gedeckelt, und SAP führt immer wieder neue Lizenzen für einzelne Länder ein. Eine durchgängig global nutzbare Lizenz gibt es nach wie vor nicht – was den Nutzen einer eigentlich global gedachten Plattform spürbar schmälert.
Zweitens die Middleware. Je nach Land und Lösungskanal werden unterschiedliche technische Zwischenschichten benötigt. Länder-Rollouts folgen damit nicht demselben Muster, sondern bringen jeweils eigene Setups, Werkzeuge und Betriebsanforderungen mit. Das erschwert die Skalierung.
Drittens der Einführungsaufwand. Die DSAG regt unter anderem an, SAP möge die Aktivierung umfangreicher Notes-Sequenzen besser unterstützen – ein Punkt, auf den wir weiter unten noch einmal zurückkommen, weil er direkt mit der Frage Cloud oder On-Premise zusammenhängt.
Fairerweise gehört dazu: Es hat sich auch etwas bewegt. Mit der Zusammenlegung von Advanced Compliance Reporting und Electronic Document Processing zu SAP DRC ist das Reporting von einem umsatzbasierten auf ein Entity-Modell umgestellt worden. Das ist deutlich besser planbar als früher, und gerade in der Public Cloud sind die Einstiegshürden für kleinere Unternehmen dadurch niedriger geworden.
Das SAP-DRC-Lizenzmodell: Kontingente, Mindestabnahme und kein Deckel
Der Kern des Problems liegt in der Struktur, nicht im Preisschild. SAP lizenziert die DRC Cloud Edition über jährliche Dokumentkontingente, die in Blöcken erworben werden. Dazu zählen nicht nur ausgestellte E-Rechnungen, sondern grundsätzlich die über den Cloud-Service verwalteten Transaktionsdokumente.
Daraus ergeben sich zwei gegenläufige Effekte, die im DSAG-Beitrag beide benannt werden:
- Bei kleinem Belegvolumen sind die Kosten pro Beleg hoch, weil eine Mindestabnahme greift. Wer im Jahr eine überschaubare Zahl an Ausgangsrechnungen erzeugt, zahlt effektiv für Kapazität, die nie genutzt wird.
- Bei großem Belegvolumen fehlt eine Obergrenze. Es gibt weder Kostendeckel noch Flatrate-Modell; die Kosten wachsen mit dem Volumen weiter, ohne dass ab einer bestimmten Menge eine Sättigung eintritt. Für Unternehmen mit Massenfakturierung kann das die Wirtschaftlichkeitsrechnung sprengen.
Dazwischen liegt das Problem, das in der Praxis am meisten Ärger macht: die Prognose. Kontingente müssen im Voraus beschafft werden. Verzögert sich ein lokaler Go-live, werden vereinbarte Abnahmemengen nicht erreicht – und es entstehen Leerkosten, die niemand eingeplant hatte. Kärcher formuliert im DSAG-Beitrag genau diesen Wunsch: Das wirtschaftliche Risiko einer unvorhersehbaren Projektverzögerung sollte nicht allein beim Anwenderunternehmen liegen.
„Das ist der Punkt, an dem in unseren Gesprächen regelmäßig Stille eintritt“, sagt Thomas Dresselhaus, Geschäftsführer der Consult-SK GmbH. „Die Frage ist nie ‚Was kostet die Lizenz?‘. Die Frage ist ‚Wie viele Dokumente haben wir in drei Jahren?‘ – und darauf hat ehrlicherweise kaum jemand eine belastbare Antwort.“
Ab wann lohnt sich SAP DRC? Die Drei-Länder-Faustformel
Im DSAG-Beitrag findet sich eine bemerkenswert konkrete Orientierung, und sie stammt nicht von einem Anbieter einer Alternative, sondern vom Sprecher der DSAG-Arbeitsgruppe Electronic Invoicing and Reporting: DRC spielt seine Stärken ab etwa drei Ländern mit SAP-Systemen aus. Der Initialaufwand ist erheblich, wird aber mit jedem weiteren Land geringer. Für die reine Abbildung der deutschen Anforderung, so die Einschätzung, gibt es die besseren, spezialisierteren Partnerlösungen.
Das ist eine brauchbare Faustformel, und sie deckt sich mit unserer Projekterfahrung. Wer in zwölf Ländern Gesellschaften betreibt, unterschiedliche Meldepflichten bedienen muss und ohnehin auf S/4HANA und BTP setzt, für den ist DRC die strategisch richtige Wahl. Wer dagegen SAP DRC nur für Deutschland evaluiert – also im Kern XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931 senden und empfangen will –, kauft eine internationale Compliance-Plattform für eine nationale Anforderung.
Lohnt sich SAP DRC für den Mittelstand? Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt weniger auf die Unternehmensgröße an als auf die Länderstruktur und die Volumenstabilität. Ein Mittelständler mit Gesellschaften in fünf EU-Ländern kann mit DRC sehr gut fahren. Ein Konzern mit Massenfakturierung an einem einzigen Standort dagegen läuft absehbar in das Deckelungsproblem.
Fünf Fragen, die vor der Toolentscheidung stehen
Bevor überhaupt über Produkte gesprochen wird, sollten diese fünf Punkte geklärt sein. Sie entscheiden die Sache meistens schon.
- In wie vielen Ländern mit eigenen Meldepflichten sind wir aktiv – heute und in fünf Jahren? Unterhalb von drei Ländern spricht wenig für eine globale Plattform. Ab drei Ländern kippt die Rechnung.
- Wie hoch ist unser Belegvolumen und wie stark schwankt es? Saisonale Geschäftsmodelle und Unternehmen mit stark wachsendem Rechnungsaufkommen sind bei volumenbasierten Kontingenten strukturell im Nachteil.
- Geht es um Ausgang, Eingang oder beides? DRC ist vom Ausgang her gedacht. Für eine durchgängig automatisierte Eingangsverarbeitung mit Bestellabgleich, Prüfung, Freigabe und Buchung braucht es in aller Regel ohnehin eine ergänzende Lösung.
- Wie sieht unser Zeitplan aus? Wer 2027 die Ausstellungspflicht erfüllen muss, weil er über 800.000 Euro Vorjahresumsatz liegt, sollte den Initialaufwand realistisch bewerten. Ein Plattformprojekt ist kein Vier-Wochen-Vorhaben.
- Nutzen wir die SAP BTP bereits produktiv? Wenn nicht, kommt zur E-Rechnung ein Plattformthema hinzu – inklusive Administrations- und Berechtigungsprozessen, die im Cloud-Umfeld nicht identisch zu bestehenden On-Premise-Abläufen sind.
Warum wir auf Cloud statt On-Premise setzen
An dieser Stelle lohnt sich der Rückgriff auf den DSAG-Kritikpunkt zur Notes-Aktivierung. Er beschreibt ein strukturelles Problem jeder im Kundensystem installierten Compliance-Logik: Ändert sich eine gesetzliche Vorgabe – eine neue XRechnung-Version, eine angepasste Peppol-Spezifikation, ein geändertes Validierungsregelwerk –, dann muss diese Änderung bei jedem einzelnen Kunden in jedes einzelne System eingespielt, getestet und transportiert werden. Mal ist ein Systemstand veraltet, mal blockiert ein Release-Fenster, mal fehlt das Testsystem.
Genau deshalb betreiben wir unsere Lösungen für den Rechnungseingang und den Rechnungsausgang – den Cloud Invoice Conversion Service und den Cloud Billing Conversion Service – als Cloud-Dienste statt als On-Premise-Installation. Die regulatorische Logik liegt zentral bei uns. Ändert sich eine Vorgabe, aktualisieren wir sie einmal an einer Stelle, und alle angebundenen Kunden arbeiten am nächsten Tag konform weiter. Ohne Transportauftrag, ohne Notes-Sequenz, ohne Projektaufwand auf Kundenseite.
„Wir tragen den Änderungsaufwand einmal zentral statt fünfzig Mal verteilt“, so Thomas Dresselhaus. „Das ist kein technischer Schönheitspreis, sondern der Unterschied zwischen einer Compliance-Anforderung und einem Compliance-Projekt.“
Der praktische Effekt ist dreifach: Die Konformität hängt nicht vom individuellen Systemstand des Kunden ab. Der Aufwand für regulatorische Änderungen entfällt in der internen IT-Planung. Und die Kosten bleiben kalkulierbar, weil kein wiederkehrender Wartungs- und Testaufwand pro Änderung anfällt.
SAP DRC und Partnerlösung schließen sich nicht aus
Ein verbreitetes Missverständnis ist, dass es sich um eine Entweder-oder-Entscheidung handelt. Tut es nicht. Der DSAG-Beitrag beschreibt selbst Fälle, in denen Unternehmen für einzelne Länder auf Alternativprodukte ausgewichen sind, weil die Lizenzsituation dort wirtschaftlich nicht darstellbar war.
Genauso funktioniert es in der Gegenrichtung: DRC als strategischer Meldekanal für die internationalen Fälle, eine spezialisierte Lösung für die deutsche Anforderung und die Eingangsverarbeitung. Wer die Entscheidung zur Glaubensfrage macht, verbaut sich genau diese Kombinationsmöglichkeiten.
Was jetzt zu tun ist
Die Fristen sind gesetzt. Empfangen müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen bereits seit Anfang 2025. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Ausstellungspflicht für alle mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen. Und mit ViDA steht ab 2030 ein grenzüberschreitendes Meldesystem an, das die Anforderungen noch einmal erweitert.
Unsere Empfehlung: Klären Sie die Lizenz- und Architekturfrage, bevor Sie sich auf ein Produkt festlegen. Eine saubere Vorabklärung verhindert genau die zwei teuersten Fehler – den Kauf zu vieler Lizenzen und den Parallelbetrieb redundanter Landschaften. Und suchen Sie den Austausch mit anderen Anwenderunternehmen; die DSAG-Arbeitsgruppe Electronic Invoicing and Reporting ist dafür der richtige Ort.
Wenn Sie eine neutrale Einschätzung zu Ihrer konkreten Konstellation möchten – Länderstruktur, Volumen, Zeitplan, Systemstand –, sprechen Sie uns an. Wir sagen Ihnen auch dann, dass DRC die richtige Wahl ist, wenn es die richtige Wahl ist.
