4. Mai 2021

Reisekosten und Spesen in SAP digital abrechnen

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AFI Xpense, dein digitaler Assistent mit Schnittstelle zum SAP-System, erleichtert die Abrechnung von Reisekosten, Spesen und Auslagen. Statt einer umfangreichen Sammlung von Belegen und langer Wartezeit bis zur Rückerstattung, lässt sich der bürokratische Akt mit AFI Xpense deutlich optimieren.

 

Die Spesen App AFI Xpense ist ein effizienter Helfer im Umgang mit Spesen und erspart am Monatsende das Suchen und Einreichen von Belegen. Lassen Sie den Klebestift in der Schublade und reichen Sie Ihre Kostennachweise papierlos über die mobile App und/oder über die Web-Anwendung ein. Das lässt sich leicht sofort erledigen und beschert eine hundertprozentige Transparenz über alle erfassten Belege, da diese direkt ins SAP-System eingespeist werden.

Anstatt zu kleben und zu scannen, können Sie Belege mit dem Smartphone abfotografieren. Und das ist nicht nur simpel, sondern auch GoBD konform. Denn mit der BMF Neufassung – Schreiben vom 28. November 2019 – kann “…eine bildliche Erfassung hierbei von den verschiedensten Arten von Geräten (z.B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen …”. Somit ist das Abfotografieren von Belegen, das sogenannten mobile Scannen, explizit erlaubt! Übrigens auch im Ausland.

Es gibt Rückfragen aus der Buchhaltung? Im CSK Invoice System können individuelle Textvorlagen erstellt werden, um zeitnah Rückfragen an den Einreicher zu stellen. Zusätzlich zu den eingereichten Belegen wird außerdem ein PDF-Protokoll generiert, welches gemeinsam mit dem SAP Finanzbuchhaltungsbeleg archiviert wird. Dieses Protokoll kann auch für den Reisenden nützlich sein – die Transparenz für alle Beteiligten bleibt gewährleistet.

 

Weitere Vorteile des Spesen Assistenten:

  • Sachliche Belegprüfung und Freigabe aus dem zentralem Xpense Monitor in SAP heraus
  • Kreditorische Prüfung und Buchung in CSK Invoice
  • Sichere Archivierung in SAP (am Buchungsbeleg) aller Original-Images und des Reiseprotokolls
  • Hinterlegung der Spesensätze verschiedener Länder + Sonderausgaben in zentraler SAP-Tabelle
  • Reiseprofilpflege um manuelle Eingaben zu minimieren
  • Mögliche automatisierte OCR mit AI (Artificial Intelligence) zum Auslesen der Belegdaten in der AFI cloud
  • Workflow Design und Freigabe-Regelungen individuell anpassbar

Noch Fragen? Sie erreichen uns unter +49 571 783435 10 oder unter stephan.kaup@consult-sk.de.

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