Verbessern Sie die Einhaltung von Verträgen und Richtlinien beim Einkauf durch elektronische Beschaffung! Mit dem richtigen SAP AddOn für das E-Procurement vermeiden Sie aufwändiges Abtippen von Daten und gewinnen dank voller Transparenz im ERP-System die Kontrolle über Ihre Beschaffungsprozesse. Dank automatisierter Genehmigungsworkflows bleibt mehr Zeit für die Lieferantenpflege.
Jeder Beschaffungsprozess beginnt mit einer Bedarfsanforderung, gerne abgekürzt als BANF. Und hier entscheidet sich bereits, ob eine E-Procurement-Lösung Sinn macht. Denn wenn diese schwierig zu bedienen scheint und im System Daten fehlen, dann nehmen Mitarbeiter:Innen – auch bedingt durch Zeitdruck – gerne Abkürzungen und bestellen am System vorbei.
Hauptsache ist doch, dass die angeforderten Materialien geliefert werden, oder? Klingt zwar zunächst nachvollziehbar, aber leider ist das langfristig zu Ihrem Nachteil. Denn Intransparenz führt spätestens, wenn Mitarbeiter:Innen ausfallen, zu Problemen bei Rückfragen. Die Kostenkontrolle leidet ebenfalls.
Eine weitere Hürde: der Genehmigungsprozess. Non-SAP-User sind im Normalfall nicht in diesen Workflow integriert. Sie reichen Bedarfsanforderungen per Papier oder E-Mail im Einkauf ein. Die Einkaufsmitarbeiter:Innen müssen die Daten der BANF manuell ins System eingeben. Aufgrund der unterschiedlichen Einreichungskanäle haben Einkäufer keine zentrale Übersicht aller Bedarfsanforderungen im Unternehmen.
Negative Effekte des wilden Einkaufs
Maverick Buying lautet der Fachbegriff für das sogenannte „wilde Einkaufen“, also die Beschaffung von Gütern/Dienstleistungen ohne die Kenntnis des Einkaufs. Ein typisches Beispiel aus der Praxis: Ein Mitarbeiter aus der Instandhaltung besitzt keinen SAP-Zugang, benötigt aber dringend ein Ersatzteil für seine Maschine. Im Regelfall gilt: Bedarfsmeldung ausfüllen, an den Vorgesetzten weiterleiten, dieser leitet die BANF an den Einkauf weiter.
Der nicht-digitale Prozess dauert dem Mitarbeiter zu lang, denn die Maschine muss dringend weiterlaufen. Er entscheidet daher, das Ersatzteil in Eigenregie beim Lieferanten zu bestellen. Obwohl der Mitarbeiter einfach nur einen guten Job machen möchte, bedeutet es für das Unternehmen jedoch erhöhte Beschaffungskosten und das aus mehreren Gründen:
- Der Bezugspreis entspricht nicht dem Preis aus einem vorhandenen Rahmenvertrag.
- Es finden weder Verhandlungen noch Preisvergleiche statt.
- Ohne BANF im System wird die Zuordnung bei Anlieferung schwierig.
- Erhöhter Aufwand bei der Datenerfassung im Einkauf und der Rechnungsprüfung.
Fazit: Eine E-Procurement Lösung muss Non-SAP User mit einbeziehen und so intuitiv wie möglich nutzbar sein, um das beschriebene „wilde“ Einkaufen zu unterbinden.
Zentraler Eingang aller Bedarfsanforderungen
Was muss die IT-Lösung also mitbringen? Zunächst benötigen Sie ein AddOn, das eine zentrale Eingabemaske für alle Bedarfsgruppen zur Verfügung stellt. Außerdem muss es möglich sein, individuelle Genehmigungsworkflows einfach abzubilden. Genehmigungen werden zudem schneller erteilt, wenn Vorgesetzte die Möglichkeit haben, Bedarfsanforderungen auch mobil zu genehmigen. Also zeit- und ortsunabhängig. Dieses Vorgehen minimiert die Durchlaufzeiten und wer Güter/Dienstleistungen anfordert, sieht im System selbst den Status seiner Bestellung.
In der Folge können die Mitarbeiter:Innen im Wareneingang korrekt und rechtzeitig buchen, was wiederum in der Buchhaltung für Freude sorgt, da z.B. Skonto-Vorteile ausgeschöpft werden können.
Einkaufsplattformen außerhalb von SAP integrieren
Einkaufsplattformen sind Webseiten außerhalb vom SAP-System. Die Artikeldaten werden nachträglich und oft nur unzureichend ins SAP-System übertragen. Ein Add-On kann hier ebenfalls für Informationsaustausch in Echtzeit sorgen. Ist die Einkaufsplattform in der E-Procurement-Lösung integriert, sind alle Daten einheitlich miteinander verknüpft und sofort in SAP oder im Add-On verfügbar.
Fazit: E-Procurement schafft Automatisierungspotenzial
E-Procurement ist ein grundlegender Baustein, um die vollständige Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses zu ermöglichen. Hierfür gilt es nicht nur alle Unternehmensprozesse zu betrachten, sondern ebenfalls alle am Prozess beteiligten Personen mitzubedenken und den Prozess entsprechend anwenderfreundlich abzubilden.
Sie möchten herausfinden, wie E-Procurement Ihren Prozessen auf die Sprünge helfen kann? Dann nehmen Sie gerne Kontakt auf:
