6. Januar 2022

Purchase-to-Pay-Prozess: Beschaffung in Zeiten von Digitalisierung

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Auf der Suche nach einer griffigen Beschreibung für einen von Anfang bis Ende digital integrierten Beschaffungsprozess taucht unweigerlich ein Begriff auf: Purchase-to-Pay, oft abgekürzt als P2P. In diesem Beitrag stellen wir die wichtigsten Vorteile eines integrierten Purchase-to-Pay-Prozesses vor und zeigen auf, wie man ihn umsetzt.

 

Was bedeutet Purchase-to-Pay?

Purchase-to-Pay beschreibt alle Prozessschritte der Beschaffung, von der Bedarfsmeldung über den Bestellprozess bis zur Rechnungsprüfung sowie Zahlung. In Deutschland werden nach wie vor alle oder zumindest einige Vorgänge innerhalb dieser Prozesskette noch manuell durchgeführt. Eine Bitkom-Studie zur Digitalisierung bestätigt: In vier von zehn deutschen Unternehmen sind ca. 50 Prozent der Geschäftsprozesse papierbasiert.

 

Welche Probleme löst Purchase-to-Pay?

Beginnend mit der Bedarfsmeldung finden die einzelnen Prozesse typischerweise in zahlreichen Organisationseinheiten statt. Diverse Personen sind in den Prozess involviert und benötigen spezifische Informationen für ihre tägliche Arbeit.

Das Ziel einer Purchase-to-Pay Strategie sollte es sein, den Beschaffungsprozess durch einen reibungslosen Datenaustausch ganzheitlich zu optimieren. Dabei stehen die am Einkauf beteiligte Abteilungen vor Herausforderungen. Schauen uns wir uns die wichtigsten näher an.

 

Lange Prozesszykluszeiten:

Bei papierbasierten bzw. manuellen Prozessen können sich die Laufzeiten des Gesamtprozesses in die Länge ziehen. Grund dafür sind die vielen Einzelentscheidungen entlang des Beschaffungsprozesses. Verzögert sich eine davon, wirkt sich das auf die Folgeprozesse aus. Beispielsweise bleiben Bedarfsmeldungen unerledigt liegen, weil Sie schlicht in irgendeiner Ablage untergegangen sind. 

Digitale Purchase-to-Pay-Lösungen hingegen funktionieren wie ein digitales Gehirn. Dank intelligenter Workflows mit Eskalations- und Erinnerungsfunktionen werden alle Prozessbeteiligten automatisch an ihre offenen Aufgaben erinnert.

 

Medienbrüche zwischen den Prozessschritten:

E-Mails, Telefonate und – Steinzeit, ick hör dir trapsen – Faxe gehören in vielen Unternehmen immer noch zum Alltag. Solche Medienbrüche machen Beschaffungsprozesse ineffizient und damit aufwendig = teuer als nötig.

 

Mangelnde Prozesstransparenz:

Ohne Digitalisierung und Automatisierung der einzelnen Prozessschritte verlieren Einkaufsorganisationen schneller den Überblick. Zu viele Beteiligte, fehlende Stellvertreterregelungen und weitere Störfaktoren machen den Statusabruf oder die Kontrolle von Einkaufsprozessen unmöglich. Digitale Lösungen schaffen Transparenz und geben Einkaufs- und Finanzabteilungen einen Überblick über alle ein- und ausgehenden Beträge.

 

Skonto-Vorteile gehen verloren:

Viele Lieferanten gewähren bei zeitnaher Zahlung Sonderkonditionen und Rabatte. Funktioniert die Abstimmung zwischen Einkaufs- und Finanzabteilungen nicht, gehen solche finanziellen Vorteile schnell verloren.

 

Keine realistische Liquiditätsplanung:

Für die kurzfristige Liquiditätsplanung ist es von Vorteil, anstehende Zahlungen frühzeitig einzuplanen, um den Cashflow zu optimieren. Da kann nur funktionieren, wenn die Zahlungsziele bereits bei der Bestellung bekannt sind. Darüber hinaus können durch die Echtzeit-Transparenz und die Verknüpfung von Beschaffung und Finanzen Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse im Rechnungswesen schneller erstellt, geprüft und abgeschlossen werden. 

 

Wie sieht eine erfolgreiche Purchase-to-Pay-Strategie aus?

Um ein häufiges Missverständnis direkt aus der Welt zu räumen: “Digitalisieren” bedeutet nicht, einen manuellen/papierbasierten Prozess 1:1 in einen digitalen Prozess zu verwandeln. Die Integration von Softwarelösung zur Automatisierung bieten die Gelegenheit, Prozesse noch einmal neu zu denken. Sie einfacher und zielführender zu gestalten. Und bei den Beteiligten nach zu forschen: Wer braucht welchen Teil der Informationen? Wo können Schritte eingespart werden, weil es wirtschaftlicher ist, Bedingungen für die automatisierte Bearbeitung festzulegen?

Überprüfen Sie die Kommunikation zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Lieferanten, angefangen bei der Bestellung und Auftragsbestätigung bis hin zu Prüf- und Freigabeprozessen. Hinterfragen Sie bei manuellen Prozessen kritisch: Gibt es plausible Gründe für z.B. Genehmigungen durch 10 verschiedene Personen?

Manuelle Prozesse sind mit einem hohen Zeit- und Personalaufwand sowie Fehlerpotenzial verbunden. Ein zumindest teilweise automatisierter Purchase-to-Pay-Prozess minimiert Fehlerquellen, erhöht die Transparenz und spart wertvolle Zeit und Geld.

 

Wie setzt man die Digitalisierung von P2P am besten um?

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