Im P2P-Prozess ist häufig vom BANFen die Rede, wenn es darum geht, eine Bestellanforderung in SAP auszulösen. Dieser alltägliche Vorgang nimmt mitunter viel Zeit in Anspruch, die Sie enorm reduzieren können. Mit der Abbildung eines durchgängig digitalisierten Prozesses im SAP System legen Sie den Grundstein zur Automatisierung von Routinearbeiten. In diesem Artikel zeigen wir auf, warum sich das lohnt.
Auf eine SAP Bestellanforderung folgt die eigentliche Bestellung. Das sollte für den Einkäufer doch kein Problem sein? Es tauchen jedoch tagtäglich Fragen auf, die im Arbeitsalltag aufhalten:
- Eine Information kommt erst spät rein – lässt sich die BANF im SAP System nochmal ändern?
- Ist das in der Bestellung angegebene Material korrekt?
- Welche MitarbeiterInnen dürfen anfordern, prüfen und freigeben?
- Bei mehreren Einkäufern: Gibt es bereits eine BANF für dringend benötigte Ware?
Durch die Automatisierung der Beschaffung werden diese Fragen überflüssig und Sie reduzieren Maverick Buying Effekte. Im Klartext: Wenn alle Informationen hundertprozentig im System festgehalten sind, sehen sich MitarbeiterInnen nicht gezwungen, an SAP vorbei zu bestellen, um Zeit zu sparen.
Bedarfsermittlung: Oldschool vs. digitaler Workflow
Eine BANF beginnt mit der Ermittlung des Bedarfs. Anders ausgedrückt: MitarbeiterInnen benötigen etwas und kontaktieren die EinkäuferInnen per E-Mail, Fax, Telefon oder Flurfunk oder bestellen einfach selbst. Für all diese Anfragen muss der Einkäufer klären, ob ein Angebot für das Material vorliegt, wo bestellt werden muss bzw. darf und ob die Anforderung von dem betreffenden Mitarbeiter überhaupt gestellt werden darf. Das erfordert jede Menge Kommunikation und Koordination.
Beim digitalen Workflow hingegen wird die SAP BANF im SAP System selbst ausgelöst. Bereits durch die Anmeldung im System ist durch die zugewiesene Benutzerrolle bzw. Berechtigungsstruktur klar, wer etwas anfordern darf. MitarbeiterInnen erhalten Zugang zum Katalog des Lieferanten und wählen ihre Ware aus, wodurch es seltener zu Fehlkäufen kommt. Zusätzlich kann bei der Anforderung die korrekte Kostenstelle hinzugefügt werden. Dieses einheitliche Vorgehen sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen den bereits erwähnten Maverick Buying Effekt reduziert und bereits verhandelte Einkaufskonditionen durchgehend nutzt.
Sachliche Prüfung der BANF
Wer ist dafür zuständig, im Folgeschritt die Richtigkeit und Vollständigkeit des Beschaffungsantrags zu prüfen? Auch diese Prüfung nimmt Zeit in Anspruch, ist aber bedeutend für die Einhaltung von beispielsweise qualitativen Anforderungen an bestellte Artikel. Falsche Mengen und mangelnde Qualität kann in den Fachabteilungen zu Ausfällen führen, die wohl niemand anstrebt.
Ist die sachliche Prüfung dagegen in einem digitalen Workflow genau definiert, erhält der richtige Prüfer die BANF über das SAP System und Sie können die Richtlinien Ihres Unternehmens durchgehend einhalten. Grundlage für diese Störungs-minimierenden Abläufe ist eine Prozessberatung durch erfahrene Experten. Diese erkennen frühzeitig, wo es hakt und z.B. Berechtigungen umständlicher als nötig gestaltet sind.
Freigabeprozess und Skonto-Vorteile
Es wurde beantragt, geprüft und nun muss schlussendlich noch die Rechnung freigegeben werden. Hier kommen in Abhängigkeit von der Investitionssumme ggf. wieder andere Kollegen/Vorgesetzte ins Spiel. Dies kann der direkte Vorgesetze, das Controlling oder sogar die Geschäftsführung betreffen. Diese sind jedoch nicht durchgehend ansprechbar oder stark ausgelastet, wodurch sich der Freigabeprozess verschleppt.
In einem automatisierten Bestellprozess erkennt die verantwortliche Person sofort mit einem Blick auf den entsprechenden SAP Monitor, wo noch etwas freizugeben ist und kann dies in kürzester Zeit tun. Die Zuteilung, wer welche geprüften Anträge freigibt, erfolgt nach Art der Ressource oder auch nach Wertgrenze. Möglich Unklarheiten werden auch hier durch genaue Definitionen vermieden, welche die Beteiligten vor und während der Implementierung der SAP Lösung festlegen. Im Ergebnis erfolgt die Freigabe so deutlich schneller und Sie können von Skonto-Vorteilen bei Ihren Lieferanten profitieren.
Als zusätzliches Benefit besteht häufig die Möglichkeit, Anwendungen über eine Web GUI zu nutzen, sodass Sie zusätzlich die Bedingungen für Remote-Arbeit verbessern.
Vorteile eines digitalen SAP Workflows auf einen Blick:
- Einheitliches Erfassen von Bestelldaten in SAP
- Vermeidung von Medienbrüchen
- Zeit- und Kostenersparnis
- Transparenz erlaubt umfassende Berichterstellung
- Einhaltung der Compliance (z.B. Zeichnungsrichtlinien)
- Unmissverständliche Regelung von Berechtigungen und Zuständigkeiten
Die Argumente für die Implementierung eines automatisierten Workflows konnten Sie überzeugen? Wir helfen Ihnen gerne bei der Umsetzung! Bei Interesse kommen Sie gern auf uns zu und wir beraten mit Ihnen gemeinsam, wie sich die Digitalisierung ihrer internen Abläufe nach vorne bringen lässt. Schreiben Sie uns einfach eine Mail an stephan.kaup@consult-sk.de | thomas.dresselhaus@consult-sk.de oder rufen Sie uns unter 0571 783435 0 an.
