Reibungslose Abläufe im Einkauf und Vertrieb sind kein Selbstläufer – sie erfordern durchdachte Prozesse und smarte Automatisierung. Gerade im Bereich Purchase-to-Pay (P2P), also von der Bedarfsermittlung bis zur Lieferantenabrechnung, und Order-to-Cash (O2C), dem Prozess von der Bestellung bis zum Zahlungseingang, gibt es oft versteckte Ineffizienzen. Doch woran erkennen Sie, ob Ihr Unternehmen hier noch Luft nach oben hat? Unsere Checkliste hilft Ihnen, Optimierungspotenziale aufzudecken – einfach anhand gezielter Fragen.
1. Transparenz der Prozesse
- Haben Sie einen klaren Überblick über alle Schritte in Ihren P2P- und O2C-Prozessen?
- Beispiel: Wenn ein Kunde anruft und nach dem Status seiner Bestellung fragt, können Ihre Mitarbeiter ihm sofort eine Antwort geben oder müssen sie verschiedene Systeme durchforsten?
- Sind Verantwortlichkeiten eindeutig definiert?
- Beispiel: Gibt es in Ihrem Unternehmen klare Zuständigkeiten für jede Phase des Bestell- oder Rechnungsprozesses, oder führt Unklarheit zu Verzögerungen?
2. Digitalisierungsgrad
- Nutzen Sie digitale Lösungen zur Automatisierung von Bestell- und Rechnungsprozessen?
- Beispiel: Arbeiten Ihre Mitarbeiter noch mit Excel-Listen oder handschriftlichen Bestellformularen? Moderne Softwarelösungen können Bestellungen automatisch erfassen und weiterleiten.
- Werden Dokumente elektronisch verarbeitet und archiviert?
- Beispiel: Wenn eine Rechnung eingeht, wird sie automatisch erkannt und weiterverarbeitet, oder muss ein Mitarbeiter sie manuell eintippen?
3. Lieferanten- und Kundenkommunikation
- Erfolgt die Kommunikation mit Lieferanten und Kunden standardisiert und nachvollziehbar?
- Beispiel: Werden Angebote, Aufträge und Rechnungen automatisiert per E-Mail versendet, oder gibt es noch manuelle Prozesse, die Verzögerungen verursachen?
- Gibt es Feedback-Schleifen zur kontinuierlichen Verbesserung?
- Beispiel: Fragen Sie Lieferanten und Kunden aktiv nach Verbesserungsvorschlägen oder gibt es wiederkehrende Probleme, die nicht adressiert werden?
4. Performance-Messung
- Nutzen Sie Kennzahlen (KPIs), um die Effizienz Ihrer Prozesse zu messen?
- Beispiel: Wissen Sie, wie lange eine Bestellung vom Eingang bis zur Lieferung benötigt? Haben Sie Benchmarks für die Zahlungsdauer Ihrer Kunden?
- Werden diese KPIs regelmäßig ausgewertet und Maßnahmen daraus abgeleitet?
- Beispiel: Wenn Sie feststellen, dass Rechnungen oft verspätet bezahlt werden, haben Sie Maßnahmen ergriffen, um den Prozess zu verbessern?
5. Compliance und Sicherheit
- Sind Ihre Prozesse konform mit gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien?
- Beispiel: Werden steuerliche Anforderungen wie die GoBD erfüllt und sind digitale Rechnungen revisionssicher archiviert?
- Gibt es Sicherheitsmechanismen zum Schutz sensibler Daten?
- Beispiel: Sind Rechnungs- und Kundendaten durch Berechtigungskonzepte vor unbefugtem Zugriff geschützt?
6. Flexibilität und Skalierbarkeit
- Können Ihre Prozesse bei Bedarf schnell angepasst werden?
- Beispiel: Wenn Ihr Unternehmen plötzlich mehr Bestellungen erhält, können Ihre Systeme und Prozesse damit umgehen?
- Sind sie skalierbar, um Wachstum oder Veränderungen im Markt gerecht zu werden?
- Beispiel: Falls Sie neue Produkte oder Dienstleistungen anbieten, lassen sich Ihre bestehenden Abläufe problemlos anpassen?
Wir bieten Ihnen zertifizierte und leistungsstarke Lösungen zur Digitalisierung und Optimierung von Dokumentenprozessen rund um SAP S/4HANA und SAP ERP, sowohl On-Premises als auch in der Cloud. Diese SAP Add-Ons decken den gesamten Purchase-to-Pay- sowie Order-to-Cash-Prozess ab und integrieren modernste Technologien wie KI und RPA.
Ihre nächsten Schritte
Überprüfen Sie Ihre aktuellen Prozesse mithilfe unserer Checkliste und identifizieren Sie Bereiche mit Optimierungspotenzial. Gerne unterstützen wir Sie dabei, maßgeschneiderte Lösungen zu implementieren, die Ihre Effizienz steigern und Kosten senken.
Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung und entdecken Sie, wie Sie Ihre Prozesse optimieren können.
