Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) bringt für Einzelhändler und andere Unternehmen in der Buchhaltung einige wesentliche Erleichterungen und Anpassungen. Diese Änderungen sollen die administrative Belastung verringern und die Effizienz in der Buchhaltung und im administrativen Bereich stärken.
Was bringt das unseren Kunden und uns selbst als Prozess-Digitalisierer?
Vorteil 1: Verkürzte Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungsunterlagen wird von zehn auf acht Jahre verkürzt, was den Speicher- und Verwaltungsaufwand reduziert. Dies wirkt sich auch auf die Rückstellungen für Aufbewahrungskosten aus, die entsprechend angepasst werden können. Für Unterlagen von Unternehmen, die unter die Finanzaufsicht fallen, wird diese Regelung erst ein Jahr später in Kraft treten.
Was bedeutet das konkret für unsere Kunden aus dem Handel? Machen wir exemplarisch eine Rechnung für einen Lebensmitteleinzelhändler mit 300 Filialen auf. Und gehen von 4 Kassen pro Filiale aus (meist gibt es je nach Marktgröße 3-6 Kassen). In der Regel sind die Datenmengen bei einem Einzelhandelsgeschäft, das täglich mehrere Hundert bis Tausend Transaktionen verarbeitet, beträchtlich. Durchschnittlich lässt sich von einem Datenvolumen von etwa 0,5 bis 1 GB pro Tag pro Kasse ausgehen, da DSFinV-K-Daten detaillierte Informationen zu jeder Transaktion enthalten, wie z. B. Artikel, Preise, Steuerdetails, und zusätzliche Daten für jede Signatur.
Für ein Geschäft, das beispielsweise 1.000 Transaktionen pro Tag abwickelt und pro Transaktion 500 KB an Speicher benötigt, ergibt sich folgende jährliche Schätzung:
- 500 KB x 1.000 Transaktionen x 303 Tage (im Schnitt im EH geöffnete Tage im Jahr) = ca. 151,5 GB pro Kasse und Jahr
Für unsere Beispielrechnung summiert sich das jährliche Datenvolumen bei 300 Filialen mit jeweils 4 Kassen auf 181800 GB. Wenn also 2 Jahre Aufbewahrungspflicht entfallen, können Sie sich vorstellen, welche Archivierungslast entfällt. Schließlich müssen Kassendaten nicht nur irgendwohin gespeichert werden, sondern im Fall einer Kassenprüfung auch wieder abrufbar sein! Also genau das, was unser SAP AddOn Receipt4S® für unsere Kunden zuverlässig leistet.
Vorteil 2: Erleichterungen bei der Umsatzsteuer
Quartalsweise anstatt monatliche Meldungen der Umsatzsteuervoranmeldungen sind nun für viele Unternehmen möglich. Das verringert den administrativen Aufwand und gibt kleinen Unternehmen mehr Flexibilität.
Vorteil 3: Digitalisierung und Wegfall der Schriftformerfordernisse
Ein zentrales Ziel des BEG IV ist die Förderung der Digitalisierung in Verwaltung und Unternehmen. Dies umfasst die Möglichkeit, Mietverträge für Gewerberäume und viele andere Anträge (z. B. Elternzeit und Teilzeit) in Textform zu übermitteln, was speziell in digitalisierten Arbeitsumgebungen und Home-Office-Kontexten vorteilhaft ist. Die klassische Schriftform wird durch elektronische Formate wie E-Mail ersetzt, was die Prozessabwicklung vereinfacht und Medienbrüche reduziert.
Für die Consult-SK und das Tochterunternehmen REexpect – spezialisiert auf das Modul RE-FX – bedeutet dieser Wegfall der Schriftformerfordernisse, das wir Dokumente umfangreicher in unsere digitalen (Automatisierungs-)Prozesse einbinden können. Ein weiteres Plus für die Compliance! Als Experten für die Verarbeitung, Bearbeitung und Verknüpfung von Dokumenten im SAP-System (On-Premise und Cloud) freuen wir uns über die im BEG IV genannten Anpassungen. Die abteilungsübergreifende Vermeidung von Medienbrüchen ist unsere Kernkompetenz.
