Ab Januar 2025 tritt in Deutschland die E-Rechnungspflicht in Kraft. Unternehmen stehen vor der Aufgabe, ihre Prozesse für die Erstellung, den Versand, den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen vollständig zu überarbeiten. Während viele Organisationen erste Schritte unternommen haben, zeigt eine aktuelle Umfrage der DSAG (Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe e. V.), dass ein erheblicher Anteil noch auf Übergangslösungen wie den Versand per E-Mail setzt – eine Methode, die gesetzliche Anforderungen zwar erfüllt, jedoch langfristig keine Effizienzgewinne bietet.
E-Mail als Übergangslösung: Kurzfristig praktikabel, langfristig ineffizient
Die DSAG-Umfrage zeigt, dass 24 Prozent der Unternehmen E-Mails für den Versand elektronischer Rechnungen nutzen – derzeit der beliebteste Übertragungsweg. Dieser Ansatz wird jedoch als Übergangstechnologie angesehen. Experten wie Stephan Hüttmann, DSAG-Fachvorstand Financials, fordern eine schnelle Ablösung durch modernere Methoden wie Peppol oder zentrale Plattformen im Rahmen der ViDA-Umsetzung (VAT in the Digital Age). Ein Grund: Der parallele Einsatz mehrerer Übertragungswege kann hohe Kosten verursachen und die Effizienz mindern.
Der Vormarsch von XRechnung: Ein Standard setzt sich durch
XRechnung entwickelt sich zunehmend zum de facto-Standard in Deutschland, insbesondere im B2G-Bereich (Business-to-Government). Öffentliche Auftraggeber verlangen dieses Format bereits verpflichtend. Unternehmen, die mit der öffentlichen Hand oder in der EU tätig sind, sollten daher dringend sicherstellen, dass sie XRechnungen sowohl empfangen als auch verarbeiten können. Eine moderne IT-Lösung ist hier unverzichtbar, da der Austausch strukturierter Daten ohne Automatisierung erhebliche manuelle Aufwände verursacht.
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht konkret?
Die gesetzlichen Anforderungen fordern, dass Unternehmen in der Lage sind, elektronische Rechnungen im Einklang mit der europäischen Norm EN16931 zu erstellen und zu empfangen. Diese Norm gibt jedoch keinen konkreten Übertragungsweg oder ein spezifisches Format wie ZUGFeRD oder XRechnung vor. Unternehmen müssen daher auf flexible und zukunftssichere Lösungen setzen, die verschiedene Standards unterstützen können.
IT-Stand der Unternehmen: Luft nach oben
Laut der DSAG-Umfrage haben 36 Prozent der Unternehmen bereits eine IT-Lösung zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht eingeführt, während ein Viertel noch keine Lösung implementiert hat. Viele befinden sich noch in der Test- oder Einführungsphase. Der Handlungsbedarf ist daher groß – insbesondere angesichts der kurzen verbleibenden Vorlaufzeit bis 2025.
Warum jetzt handeln?
Die Einführung einer ganzheitlichen Lösung für Ein- und Ausgangsrechnungen ist nicht nur eine Frage der Compliance, sondern auch der Effizienzsteigerung. Mit einer passenden Software lassen sich E-Rechnungen wie ZUGFeRD und XRechnung automatisiert einlesen, validieren und den richtigen Geschäftsvorfällen zuordnen. Die Vorteile:
- Rechtssicherheit und Standardkonformität: Sie erfüllen nicht nur aktuelle gesetzliche Anforderungen, sondern sind auch für künftige Standards wie Peppol oder zentrale Meldestellen gerüstet.
- Effizienzgewinne: Automatisierte Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand erheblich und minimieren Fehlerquellen.
- Kostensenkung: Eine einzige integrierte Lösung ist langfristig günstiger als der parallele Betrieb mehrerer Systeme oder Übergangslösungen wie E-Mail.
- Wettbewerbsvorteil: Unternehmen, die frühzeitig auf Digitalisierung setzen, sind besser aufgestellt, um sich im Wettbewerb zu behaupten.
Ganzheitliche Lösungen sind der Schlüssel
Die E-Rechnungspflicht ist ein Weckruf für Unternehmen, ihre Rechnungsprozesse zu modernisieren. Wer sowohl den Ausgang als auch den Eingang elektronischer Rechnungen in einer ganzheitlichen Lösung integriert, profitiert von Effizienz, Rechtssicherheit und Zukunftsfähigkeit. Übergangstechnologien wie der E-Mail-Versand mögen kurzfristig praktikabel sein, können langfristig jedoch nicht mit den Anforderungen mithalten.
Die Consult-SK GmbH unterstützt Sie bei der Auswahl und Implementierung einer passenden Lösung, damit Sie nicht nur den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, sondern auch Ihre internen Prozesse nachhaltig optimieren. Kontaktieren Sie uns, um Ihre Rechnungsabwicklung zukunftssicher zu gestalten!
